5 aspecte legale la care să fiți atente în noile (și vechile) proiecte

5 aspecte legale la care să fiți atente în noile (și vechile) proiecte

E un nou an și știm că aveți planuri de afaceri și proiecte pe care vreți să le lansați sau să le duceți la nivelul următor. Știm și că de cele mai multe ori chestiunile care țin de hățișul legislativ sunt ultimele lucruri la care vă gândiți, așa că am pregătit o listă cu lucrurile minime de care să țineți cont pentru a nu avea probleme mai târziu:

1. Acordurile de parteneriat

Dacă începeți un proiect împreună cu unul, doi, sau mai mulți prieteni, dar încă nu aveți o formă juridică (o societate – SRL, SA, sau o asociație ori o fundație) sau vreți să faceți o asociere între mai multe PFA-uri sau SRL-uri, vă recomandăm să încheiați un acord scris prin care să stabiliți cât mai clar următoarele:

• Descrierea proiectului pentru care lucrați și ce obiective vreți să atingeți;
• Durata în care veți lucra în echipa stabilită;
• Rolul și responsabilitățile fiecărui membru, cât mai detaliate posibil, cu includerea inclusiv a programului de lucru;
• Contribuția fiecărei persoane din echipă – dacă contribuția e în bani, scrieți lucrul acesta și cât va contribui fiecare persoană; dacă contribuția e în bunuri, timp de lucru, contacte utile – la fel, scrieți detaliat care e exact contribuția (ce bunuri sunt aduse, care este timpul de lucru dedicat, ce contacte sunt puse la dispoziție);
• Cum se vor împărți beneficiile – dacă proiectul va avea succes, stabiliți ce înseamnă succesul în termeni financiari sau de vizibilitate și stabiliți exact cum anume se vor împărți aceste beneficii între membrii echipei;
• Dacă obiectivul final este să înființați o societate sau o asociație ori o fundație prin care să desfășurați proiectul început, puteți stabili în cadrul acestui acord ce structură va avea persoana juridică și care vor fi aportul și beneficiile fiecărui membru al echipei.

Un astfel de acord poate să pară rigid sau complicat și s-ar putea să nu vă simțiți confortabil să vă puneți prietenii să semneze astfel de documente, dar un acord scris vă poate scuti de multe probleme pe parcurs. Consecințele unor neînțelegeri în lipsa unui acord scris pot fi dintre cele mai grave, de la costuri mari cu consultanța juridică și dificultăți în a dovedi cine a avut ideea și cine a contribuit mai mult, la eșecul total al proiectului sau costuri mari pentru reconstrucție.

2. Contractele cu clienții și furnizorii

Indiferent de activitățile pe care le desfășurați, vă sfătuim să aveți contracte cu toți clienții și cu toți furnizorii. Dacă vindeți diverse bunuri prin internet, atunci aveți nevoie de Termeni și Condiții pe site, care din punct de vedere juridic sunt clauzele contractului cu clientul. Stabiliți cât mai clar cel puțin următoarele:

• Ce vindeți/ce cumpărați. Dacă prestați sau cumpărați servicii, scrieți clar activitățile pe care voi sau cealaltă parte trebuie să le realizeze;
• Prețul și cum se va face plata. Stabiliți exact în ce termen se va face plata, care e scadența din momentul în care dați sau primiți factura, iar dacă se face plata în rate, stabiliți calendarul de plată;
• Durata contractului. Stabiliți exact în ce termen veți livra bunurile sau serviciile sau data exactă la care va avea loc un anumit eveniment;
• Ce se întâmplă dacă clientul vostru nu plătește sau dacă furnizorul nu vă livrează bunuri/serviciile la timp sau la calitatea cerută. Stabiliți posibilitatea unor penalități pentru fiecare zi de întârziere dacă nu se vi se achită factura la timp sau obligația furnizorului de a vă despăgubi cu o anumită sumă de bani pentru întârzierea în realizarea activităților sau pentru nerealizare;
• Cum și când încetează contractul. Stabiliți posibilitatea de a înceta contractul prin voința voastră sau de a rezilia contractul dacă clienții sau furnizorii nu își îndeplinesc obligațiile;
• Legea aplicabilă și instanța competentă. Dacă aveți clienți/furnizori din afara României, e foarte important să stabiliți ce lege se aplică relației voastre – legea română sau legea statului din care e clientul/furnizorul. La fel, e necesar să stabiliți unde vor fi instanțele competente dacă se ajunge la un proces – în România sau în statul de unde e clientul/furnizorul. Desigur, trebuie să cunoașteți legile respective înainte de a decide, însă e o întrebare pe care trebuie să v-o puneți atunci când realizați activități la nivel internațional, iar apoi să discutați, exact pe contractul vostru, cu un avocat.

Știm că e tentant să nu ne reglementăm relațiile astea foarte strict sau să semnăm orice ni se pune în față de un furnizor, dar există un risc foarte mare să vă dați seama mai târziu că viața era mai ușoară dacă v-ați fi ocupat de lucruri la timp. Totodată, poate ați auzit că un contract se poate încheia și verbal și e suficient dacă avem un “ok” într-un e-mail. Realitatea e că deși astfel de contracte pot fi legal încheiate prin vorbe sau e-mail, e greu de dovedit exact ce ați vrut să conțină contractul dacă ajungeți în instanță.

3. Drepturile de proprietate intelectuală

O mare parte din orice proiect o reprezintă creația: poate creați un produs, un software, un website, materiale pentru un training, o siglă a proiectului, texte pentru site, fotografii, imagini și colaje pentru social media. Pentru toate acestea trebuie să vă puneți întrebarea “Ale cui sunt, cine e proprietarul?” și vă sfătuim să puneți această întrebare înainte să apară probleme în relațiile cu partenerii și furnizorii.

În general, drepturile de proprietate intelectuală sunt ale celui care creează produsul, textul, materialul pentru training. Dacă vreți să folosiți produsul creat de altcineva, e necesar să încheiați un contract de cesiune de drepturi de autor sau să includeți clauze privind cesiunea drepturilor de autor în contractele pe care le aveți (de exemplu, în acordul de parteneriat despre care am vorbit la punctul 1 sau în contractele cu clienții/furnizorii despre care am vorbit la punctul 2).

E obligatoriu să aveți în contracte cel puțin următoarele:

• Ce drepturi se transmit (exemplu: de utilizare, de a vinde, etc) și cum vor fi utilizate fiecare dintre aceste drepturi;
• Care e durata pentru care se cesionează aceste drepturi;
• Care e teritoriul pentru care se cesionează (exemplu: doar România, doar Europa, pe întregul teritoriu internațional);
• Remuneraţia autorului.

Oricât de tentant ar fi să nu încheiați astfel de contracte, pentru că sunt uneori complicate, e mai simplu să le faceți la timp. Altfel, de exemplu, vă puteți trezi că partenerul care se ocupa de identitatea vizuală a proiectului vrea foarte mulți bani pentru a vă mai permite să utilizați materialele după ce parteneriatul a eșuat sau chiar vă restrânge dreptul de a folosi orice materiale pentru viitor.

4. Protecția mărcii

Alegerea unei denumiri și poate a unei sigle pentru noul proiect e o etapă importantă a oricărui proiect și poate chiar cea care ne entuziasmează cel mai tare. Dar după ce selectați denumirea perfectă, vă sfătuim să verificați dacă nu cumva această denumire a fost perfectă și pentru altcineva. Iar dacă e perfectă doar pentru voi, să vă înregistrați marca.

• Verificați dacă și-a înregistrat altcineva denumirea voastră perfectă, pentru domeniul vostru de activitate. Puteți face această verificare la nivel național, pe site-ul OSIM, sau la nivel european, pe site-ul EUIPO;
• Dacă este înregistrată, puteți alege pentru voi denumirea perfectă cu nr. 2 sau să vă completați sau modificați denumirea în așa fel încât să nu mai fie identică cu denumirea înregistrată;
• Dacă nu este înregistrată, vă sfătuim să vă înregistrați denumirea și, dacă e cazul, sigla.

Verificarea mărcii vă scutește de eventuale litigii cu deținătorul mărcii, iar înregistrarea mărcii pe numele vostru vă scutește de probleme cu cei care ar putea să vă preia marca și să o înregistreze înaintea voastră. Poate fi greu să fiți nevoiți să renunțați la o denumire în care ați investit timp și bani, așadar clarificarea situației mărcii de la începutul proiectului e cel mai sigur pas.

5. Protecția datelor cu caracter personal

Cine nu a auzit de temutul GDPR? După ce probabil ați fost bombardate din toate direcțiile de amenințări cu amenzi uriașe dacă nu respectați noul regulament european privind protecția datelor cu caracter personal (e vorba despre Regulamentul (UE) 2016/679), vă spunem din nou că da, într-adevăr, e necesar să puneți alinierea la prevederile GDPR pe lista de priorități de anul acesta. Nu neapărat de teama amenzilor, ci mai ales din respect față de clienți și salariați, care, deși s-ar putea să nu facă nicio plângere, sunt mult mai vigilenți și bine informați și știu când li se respectă drepturile și când nu.

Așadar, de unde începeți? Noi zicem așa:

• Dacă nu sunteți familiarizate cu prevederile GDPR, încercați să citiți regulamentul sau unul dintre ghidurile disponibile pe site-ul Autorității Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – dataprotection.ro. Dacă vă e ușor să citiți în engleză, o resursă deosebit de utilă, pe care am folosit-o și noi în activitatea noastră, e ghidul de implementare GDPR redactat de Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal din Marea Britanie, disponibil pe site-ul ico.org.uk;
• Faceți o listă cu toate datele cu caracter personal pe care le prelucrați în activitățile voastre, atât de la clienți, cât și de la angajați, colaboratori sau chiar și furnizori. Lista datelor este una foarte largă, așa că luați în considerare și numele, telefon, adresa de e-mail, inclusiv ip-ul, dacă aveți instrumente de monitorizate pe site. De asemenea, prin prelucrare se înțelege inclusiv stocarea datelor, așadar simplul fapt că aveți acces la date înseamnă prelucrare, nu trebuie să le vindeți sau să faceți nimic ieșit din comun cu ele pentru a fi operator.
• Discutați cu un avocat care a avut experiență în implementarea GDPR începând de anul trecut, dacă vă simțiți copleșite de volumul mare de informații.

Pe scurt, documentele de care veți avea nevoie în activitatea voastră pentru implementarea din punct de vedere legal a GDPR (pentru că mai e și partea de securitate a sistemelor informatice) sunt următoarele:

• Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal –adaptată în funcție de domeniu, incluzând și măsurile de securitate tehnică adoptate potrivit art. 32 din Regulament;
• Nota de informare a persoanelor vizate – Art. 13 și 14 din Regulament. E obligatoriu să aveți o notă de informare pentru clienți și o notă de informare pentru angajați sau viitori angajați;
• Registrul prelucrărilor – se vor trece activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal;
• Clauze contractuale cu persoanele împuternicite sau cu operatorii (dacă societatea e persoana împuternicită), de la art. 28 din Regulament;
• Politica privind sesizarea incidentelor de securitate – poate fi inclusă în politica de la punctul 1.

Pentru activitățile online sau cu o componentă online (suplimentar):

• Notă de informare a persoanelor care vă vizitează site-ul;
• Politica privind utilizarea cookie.

Mult succes și proiecte frumoase!

Articol redactat de Loredana Costina, avocat definitiv, membru în Baroul București.

Este avocat asociat în cadrul Societății Civile de Avocați Corobană și Asociații.

Are experiență în litigii și consultanță pentru societăți mici și mijlocii, iar înainte de a fi avocat a coordonat activitatea a două organizații non-profit și a susținut cursuri în domeniul managementului de proiect.

O găsiți și pe site-ul https://corobana.com, la adresa de e-mail loredana.costina@corobana.com sau la numărul de telefon 0755.024.599.