Materiale utile pentru angajatori în contextul COVID-19

Ref. la: Cauze exoneratoare de raspundere pentru neindeplinirea/indeplinirea cu intarziere a obligatiilor contractuale in contextul COVID-19

I. Introducere

Pe masura ce raspandirea coronavirsului continua cu repeziciune la nivel global, activitatile economice si comerciale se confrunta cu intreruperi, perturbari si blocaje. In data de 11 martie 2020 Organizatia Mondiala a Sanatatii a decis ca suntem in prezenta unei pandemii de coronavirus, anunt ce poate genera efecte semnificative in ceea ce priveste activitatea comerciala de zi cu zi.

Dereglarile in circuitul comercial pot fi cauzate de instituirea regimului de carantina in anumite zone, restrictiile privind circulatia persoanelor si marfurilor, concediile medicale ale angajatilor si, nu in ultimul rand, de teama infectarii cu acest virus.

Acestea fiind spuse, reprezinta raspandirea globala a coronavirus o cauza justificata pentru neexecutarea obligatiilor contractuale potrivit legii romane?

II. Cauze exoneratoare de raspundere ce pot fi avute in vedere in contextul COVID-19

Pentru a analiza posibilele consecinte ale raspandirii COVID-19 in ceea ce priveste executarea obligatiilor contractuale, primul pas este analiza contractelor in discutie din perspectiva legii aplicabile, acestea putand contine clauze care reglementeaza neexecutarea/executarea cu intarziere a obligatiilor contractuale din cauza unor evenimente similar raspandirii actuale a infecatrii cu COVID-19.

In mod uzual, clauzele contractuale care pot fi utilizate pentru limitarea/inlaturarea raspunderii contractuale in contextul actual se refera la forta majora si la cazul fortuit.

In situatia in care contractul nu contine astfel de prevederi, putem avea in vedere prevederile similare ale Codului Civil, aplicabile contractelor guvernate de legea romana.

Potrivit prevederilor Codului Civil, analiza de mai jos va avea in vedere:

1. forta majora;
2. cazul fortuit;
3. alte evenimente ce pot fi asimilate fortei majore si cazului fortuit,

ca remedii ce pot fi avute in vedere de parti atunci cand obligatia contractuala devine prea onoerasa, imposibil sau dificil de executat (temporar sau definitiv), din cauza unor evenimente aflate in afara controlului partii. 

i. Forta majora

Codul civil prevede in art. 1351 alin. 2 ca forta majora este un eveniment extern (care nu a fost cauzat de parte), imprevizibil, absolut invincibil si inevitabil. Aceste evenimente includ in mod obisnuit calamitati, conflicte armate, revolutii, embargouri, greve etc.

Daca identificam in contract o clauza dedicata fortei majore, aplicarea clauzei depinde de continutul ei, de felul in care se raporteaza la restul prevederilor contractuale si de specificul contractului. Clauzele de forta majora reglementate in contracte includ de regula evenimente precum greve,  aparitia unor decizii sau reglementari ale autoritatilor, incendii, terorism. Clauzele favorabile de forta majora pot fi suficient de largi incat sa includa intarzieri in aprovizionare, insuficienta materiilor prime, cresteri de preturi, decalaje generate de insuficienta fortei de munca sau de afectarea transportului.

Pentru a decide daca circumstantele care afecteaza executarea unui contract reprezinta evenimente de forta majora este necesara o analiza de la caz la caz a contractelor pe baza situatiei de fapt avute in vedere, precum si consiliere juridica adecvata. De exemplu, putem fi in prezenta unui caz de forta majora daca partea este impiedicata sa isi execute obligatiile contractuale din cauza restrictiilor guvernamentale cu privire la importul/introducerea in tara a unor componente esentiale pentru livrarea produselor finite catre clienti.

Daca partea care nu isi poate executa obligatiile ajunge la concluzia ca imposibilitatea este cauzata de un eveniment de forta majora generat in mod direct sau indirect de raspandirea COVID-19, in general trebuie urmati pasii de mai jos (bineinteles, acestia pot varia in functie de continutul clauzei de forta majora din contract).

• Partea care nu isi poate executa obligatiile trebuie sa informeze de indata cealalta parte despre intarzierea/imposibilitatea de executare generata de un eveniment de forta majora expres indicat;
• Evenimentul de forta majora invocat trebuie documentat in mod corespunzator. In cazul unei dispute cu privire la existenta sau nu a unui caz de forta major, pot constitui dovezi declaratiile oficiale despre zonele de risc (de exemplu avertismentele de calatorie), ordinele oficiale privind punerea sub carantina a unor zone pentru limitarea extinderii epidemiei, dovada intreruperilor temporare ale traficului aerian.
• De asemenea, la cerere, Camera de Comert si Industrie a Romaniei poate emite certificate de atestare a existentei unui caz de forta majora.

ii. Cazul fortuit

Daca situatia de fapt nu se incadreaza in definitia fortei majore, partea ale carei obligatii pot deveni dificil sau imposibil de executat din cauza epidemiei de COVID-19 ar trebui sa analizeze daca impactul acestei epidemii poate reprezenta caz fortuit. Potrivit art. 1351 alin. 3 din Codul Civil, cazul fortuit reprezinta un eveniment (mai putin sever decat forta majora) care nu poate fi prevazut si nici impiedicat de cel chemat sa raspunda daca evenimentul nu s-ar fi produs. Din nou, calificarea drept caz fortuit depinde de impactul efectiv al circumstantelor generate de  COVID-19 asupra executarii anumitor obligatii contractuale (de exemplu faptul ca anumiti angajati esentiali pentru indeplinirea obligatiilor contractuale sunt plasati in carantina poate reprezenta un caz fortuit).

Pentru a invoca un caz fortuit, partea ar trebui (i) sa verifice faptul ca, potrivit contractului, cazul fortuit inlatura raspunderea si (ii) sa urmeze procedura de notificare reglementata in contract. Daca nu exista o astfel de procedura contractuala, ar trebui urmati pasii prezentati la punctul i. de mai sus, inclusiv organizarea corespunatoare a documentelor cu care intelegem sa probam cazul fortuit. Precizam ca, spre deosebire de forta majora, Camera de Comert si Industri e Romaniei nu emite certificate care sa ateste existenta unui caz fortuit, astfel incat acesta va trebui sustinuta cu probe si argumentata in raport de intreg ansablul reglementarilor contractuale, urmand ca instantele sa valideze sau nu pozitia partii, daca disputa ajunge pe masa judecatorilor.

 Alte circumstante care pot fi asimilate fortei majore si cazului fortuit

Daca circumstantele generate in legatura cu COVID-19 nu sunt atat de severe incat sa poata fi calificate drept forta majora sau caz fortuit dar aceste circumstante sunt de natura sa intarzie sau sa faca imposibila executarea obligatiilor contractuale, partea aflata in aceasta situatie se poate prevala de prevederile art. 1634 Cod Civil, care reglementeaza posibilitatatea debitorului de a fi  liberat de obligatiile sale contractuale si in situatii care, desi nu reprezinta caz fortuit sau forta majora, pot fi asimilate acestora.

Acelasi rationament si aceeasi pasi prezentati mai sus se aplica si in aceasta situatie, notificarea partenerilor contractuali si documentarea circumstantelor faptice invocate fiind esentiale.

III. Pasi de urmat

Asadar care sunt pasii de urmat daca executarea obligatilor contractuale este intarziata/impiedicata de imprejurari aflate in legatura cu pandemia de COVID – 19?

In primul rand, partea trebuie sa analizeze impactul concret al pandemiei asupra obligatiilor sale contractuale.

Apoi, ar trebui analizate contractele afectate, pentru a identifica daca exista prevederi cu privire la forta majora/cazul fortuit si pentru a evalua continutul si limitele acestor prevederi. Desigur, clauzele contractuale trebuie analizate prin raportare si la prevederile legale incidente. Mai departe, ar trebui parcurse procedurile de notificare prevazute de contract/de lege, ar trebui colectate evidentele documentare care sustin cele invocate in notificare si, in masura posibila, ar trebui obtinute certificari oficiale cu privire la cazurile neprevazute care fac imposibila executarea obligatiilor contractuale. Procedura de notificare trebuie tratata cu maxima importanta, depasirea termenelor prevazute contractual putand avea drept consecinta pierderea efectului exonerator de raspundere al respectivelor clauze.

In acest moment este dificil de anticipat cum vor trata partile, instantele de judecata sau instantele arbitrale cazurile de forta majora si alte evenimente fortuite ce vor fi invocate in raport de pandemia de COVID-19. Multe din aceste interpretari vor depinde cu siguranta si de severitatea pandemiei.

Cu toate acestea, un lucru este foarte posibil sa se intample, respectiv reevaluarea importantei clauzelor de forta majora/exonerare de raspundere in contracte, astfel de clauze urmand sa fie redactate intr-o maniera mai atenta si mai extinsa.

Ref. la: Pași universali de avut în vedere din punct de vedere contractual, în contextul  pandemiei COVID-19

Unul dintre efectele deja produse sau potentiale ale pandemiei de COVID-19 este întârzierea în executarea obligațiilor asumate contractual sau chiar imposibilitatea executării acestora.

Câțiva pași pot fi totuși avuți în vedere pentru a limita expunerea contractuală, a diminua riscul plății de penalități/despăgubiri contractuale sau pentru a crea premisele renegocierii contractului în vederea restabilirii echilibrului contractual și limitării dezechilibrelor provocate de contextul economic actual:

1. Identificarea contractelor cu expunere/risc maxim și determinarea impactului concret al epidemiei de COVID-19 asupra executării acestora;
2. Analizarea prevederilor referitoare la forța majoră/cazul fortuit/alte cauze exoneratoare de răspundere conținute în contracte. În cazul în care astfel de prevederi nu există, vor fi avute în vedere prevederile relevante ale Codului Civil;
3. Consituirea de evidențe documentare cu privire la situațiile de caz fortuit/forță majoră/alte împrejurri similare care pot fi invocate în raport de situația concretă;
4. Parcurgerea procedurilor de notificare a partenerului contractual prevăzute în contracte sau, dacă nu există astfel de proceduri, aplicarea prevederilor legale incidente;
5. În măsura posibilă (de exemplu pentru cazurile de forță majoră), obținerea de certificari oficiale cu privire la respectivele cazuri (de exemplu certificatele de forță majoră eliberate de Camera de Comerț și Industrie a României).
6. În cazul unor dezechilibre contractuale generate de șocul economic actual și care fac prea oneroasă executarea obligațiilor contractuale de către una dintre părți, identificarea premiselor/temeiurilor contractuale și legale pentru inițierea unor proceduri de renegociere cu partenerii contractuali.

Ref. la: Măsuri posibile de reducere a costurilor salariale, în contextul COVID-19

În contextul actual caracterizat prin încercarea entităților economice de a-și diminua cheltuielile cu salariile fără a aplica măsuri radicale precum concedierea salariaților, am sumarizat mai jos o listă de opțiuni pe care angajatorii le pot avea în vedere pentru limitarea costurilor salariale:

1. Reducerea săptămânii de lucru de la 5 la 4 zile cu reducerea corespunzătoare a salariului, dacă reducerea activității societății are loc pentru o perioadă mai mare de 30 de zile lucrătoare. Măsura se poate dispune numai după consultarea sindicatului / reprezentanților salariaților și nu este condiționată de acordul individual al angajaților.
2. Suspendarea temporară a contractelor individuale de muncă (somajul tehnic), cu plata de către angajator a unei indemnizații de 75% din salariul de bază corespunzător locului de muncă ocupat.
3. Modificarea contractelor individuale de muncă, cu acordul salariaților, în sensul reducerii programului de lucru de la 8 ore/zi la mai puțin, cu reducerea corespunzătoare a salariului.
4. Părțile pot agrea ca angajații să beneficieze în această perioadă de concediu fără plată. Durata concediului fără plată este stabilită fie prin contractul colectiv de muncă, fie prin Regulamentul Intern.
5. Acordarea unor zile libere părinţilor pentru supravegherea copiilor, potrivit prevederilor Legii nr. 19/2020, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

( a ) copii pentru care se solicită acordarea de zile libere au vârsta de până la 12 ani sau vârsta de până la 18 ani în cazul copiilor cu dizabilitati și

( b ) locul de muncă ocupat de părinte nu permite munca la domiciliu sau telemunca.

Indemnizaţia pentru fiecare zi liberă se plăteşte din capitolul aferent cheltuielilor de personal din bugetul de venituri şi cheltuieli al angajatorului şi este în cuantum de 75% din salariul corespunzător unei zile lucrătoare, dar nu mai mult de corespondentul pe zi a 75% din câştigul salarial mediu brut utilizat la fundamentarea bugetului asigurărilor sociale de stat. Societățile au posibilitatea de a deconta sumele de la Fondul de garantare pentru plata creanţelor salariale. Până la închiderea anului fiscal, sumele decontate vor fi înapoiate Fondului de garantare din bugetul de stat, potrivit unei proceduri stabilite prin hotărâre a Guvernului. La acest moment mecanismul de aplicare al legii nu este clar, așteptandu-se adoptarea Hotărârii de Guvern de aplicare a Legii 19/2020.

Ref. la: Aspecte relevante privind organizarea muncii salariaților, în contextul   COVID-19

În contextul actual generat de COVID-19, în care majoritatea angajatorilor decid dacă să le permită sau nu salariaților să lucreze de acasă sau încearcă să ia măsuri pentru a împiedica răspândirea virsului pentru salariații care continuă să lucreze de la sediul angajatorului, considerăm că sunt de interes următoarele aspecte aflate în strânsă legătură cu organizarea muncii în perioada următoare:

1. În ceea ce privește munca de acasă pe o perioadă limitată de timp generată de contextul epidemiologic actual, aceasta se poate încadra în regimul telemuncii, reglementat de Legea nr. 81/2018.

Angajatorii care optează pentru aceasta formă de organizare a muncii ar trebui să aibă în vedere aspecte precum:

• încheierea de acte adiționale la contractele individuale de muncă care să conțină clauzele specifice regimului de telemuncă;
• modificarea regulamentelor/procedurilor interne ale societății în sensul acoperirii aspectelor ce țin de muncă în regim de telemuncă;
• respectarea obligațiilor ce îi revin angajatorului, specifice privind sănătatea și securitatatea în muncă a telesalariatului;

2. În ceea ce privește limitarea riscului infectării cu COVID-19 a salariaților care lucrează la sediul angajatorului, măsurile preconizate a fi luate de angajatori trebuie să aibă în vedere restricțiile generate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal.

La nivelul autorităților de reglementare din statele UE s-a conturat o listă de demersuri care implica  prelucrarea datelor cu caracter personal  și  pe care  angajatorii  nu le pot efectua. Printre altele, aceste măsuri includ colectarea, într-un mod sistematic și generalizat, de date privind sănătatea angajaților (exemplu: prin solicitarea de fișe medicale), luarea temperaturii angajaților și eventuala inregistrare a rezultatelor într-un registru/ solicitarea altor date privind starea de sănătate a unui salariat etc.

Astfel fiind, orice demers pe care societatea angajatoare intenționeaza să îl întreprindă pentru a identifica eventualii salariați care pot prezenta risc de infectare cu COVID-19 trebuie atent analizat pentru a se evita încălcarea legislației privind protectia datelor cu caracter personal și consecințele pecuniare pe care o astfel de încălcare le poate atrage.

Ref. la: Decretul Presedintelui cu privire la Starea de Urgenta din Romania, în contextul   COVID-19

Facem referire la evenimentele actuale cauzate de pandemia COVID-19, care a generat emiterea de catre Presedintele Romaniei a Decretului nr. 162/16.03.2020 prin care a fost declarata stare de urgenta pe teritoriul Romaniei, pentru o perioada de 30 de zile. Decretul stabileste masuri cu aplicabilitate directa respectiv masuri cu aplicabilitate graduala.

 Intrucat masurile cu aplicabilitate graduala urmeaza a fi stabilite, in functie de necesitati, de Ministerul Afacerilor Interne, Departamentul pentru Situatii de Urgenta sau Comitetul National pentru Situatii de Urgenta, am sumarizat mai jos masurile cu aplicabilitate directa pe durata de 30 de zile pe care pe care le consideram a fi de interes in raport de activitatea desfasurata de dvs.:

1. Posibilitatea de suspendare a contractelor de finantare de catre beneficiarii fondurilor europene afectati de masurile de urgenta adoptate, prin acord cu autoritatile de management/organismele intermediare; 
2. Eliberarea, la cerere, de certificate de situatie de urgenta operatorilor economici a caror activitate este afectata in contextul COVID-19, de catre Ministerul Economiei, Energiei si Mediului de Afaceri;
3. Mentinerea valabilitatii documentelor eliberate de autoritatile publice care expira pe perioada starii de urgenta;
4. Introducerea, acolo unde este posibil, a muncii la domiciliu sau telemunca, prin act unilateral, de catre societatile si companiile nationale, societatile la care statul ori o unitate administrativ- teritoriala este actionar unic sau majoritar si societatile cu capital privat;
5. Suspendarea efectuarii controalelor la angajatori, de catre ITM, cu exceptia controalelor dispuse de catre Ministrul Muncii si Protectiei Sociale, a celor dispuse de Inspectia Muncii pentru punerea in aplicare a hotararilor Comitetului National pentru Situatii Speciale de Urgenta, a celor necesare pentru a da curs sesizarilor prin care se reclama savarsirea unor fapte cu un grad ridicat de pericol social si pentru cercetarea accidentelor de munca;
6. Mentinerea valabilitatii contractelor colective de munca si a acordurilor colective de munca pe durata starii de urgenta;
7. Interzicerea declararii, declansarii sau desfasurarii conflictelor colective de munca in unitatile sistemului energetic national, din unitatile operative de la sectoarele nucleare, din unitatile cu foc continuu, din unitatile sanitare si de asistenta sociala, de telecomunicatii, ale radioului si televiziunii publice, din transporturile pe caile ferate, din unitatile care asigura transportul in comun si salubrizarea localitatilor, precum si aprovizionarea populatiei cu gaze, energie electrica, caldura si apa;
8. Prescriptiile si termenele de decadere de orice fel nu incep sa curga, iar, daca au inceput sa curga, se suspenda pe toata durata starii de urgenta;
9. Activitatea de judecata continua doar in cauzele de urgenta deosebita, lista acestora fiind stabilita de ICCJ si Curtile de Apel, iar celelalte procese civile se supenda de drept pe durata starii de urgenta, urmand a fi reluate din oficiu dupa incetarea starii de urgenta;
10. Amanarea judecarii cauzelor de urgenta deosebita poate fi dispusa la cerere, in situatia in care partea interesata se afla in izolare la domiciliu, in carantina sau spitalizata in contextul COVID-19;
11. Activitatea de executare silita continua numai in cazurile in care este posibila respectarea regulilor de disciplina sanitara;
12. Dublarea termenelor legale stabilite pentru solutionarea solicitarilor formulate in exercitarea liberului acces la informatii de interes public si a petitiilor, pe perioada starii de urgenta.

Rămânem la dispoziția dumneavoastră pentru orice clarificări și/sau asistență suplimentară

Tudor, Andrei și Asociații SPARL